Markenführung...(pdf)

Checkliste für den Projektmanagement Bereich einer Veranstaltung.
Folgende Fragen sollte die Produktionsleitung mit dem Auftraggeber, während der ersten Gespräche klären:

Die Zielsetzung

Folgende Fragen sollte man zu Beginn des Projektes mit dem Auftraggeber beantworten können.

• Was ist das Ziel des Projektes?
• Art und Größenordnung der Veranstaltung festlegen.
• Welche Zeitrahmen, Termine und welche Meilensteine sind zu vereinbaren?
• Welche deadlines sind aufzustellen bzw. einzuhalten?
• Welche erforderlichen personellen und finanziellen Ressourcen werden bereitgestellt?
• Welche Ressourcen müssen noch geregelt werden?
• Ist sich der Auftraggeber seiner Rolle in möglichen Konfliktfällen bewußt?
• Welche Voraussetzungen sind für eine erfolgreiche Projektarbeit erforderlich und sind sie vorhanden?
• Wie kann der Auftraggeber das Projekt unterstützen?
• Reichen die Kompetenzen aus, um das Projekt aufzusetzen?
• Aktive Kommunikation sollte gewährleistet sein.
• Kompetenzen müssen festgelegt und eingehalten werden.
• Anforderungen an die Location festlegen.
• Anforderungen an das Crew-Catering festlegen.
• Anforderungen an das Catering für die Veranstaltung festlegen.
• Anforderungen an die Mitarbeiter festlegen.
• Arbeitsbereiche aufteilen.
• Was läßt sich verändern, was ist als Rahmenbedingung zu akzeptieren?
• Sind die Ziele lösungsneutral und eindeutig formuliert?
• Was sind Wunschziele und was sind Muß- Ziele?
• Inwieweit sind die Ziele im Gesamtkomplex qualitativ, quantitativ und sozial verträglich definiert?
• Sind die Ziele bezüglich Inhalt, Ausmaß und Zeit formuliert?
• Was ist in der Vergangenheit gut gelaufen und soll beibehalten werden?
• Welche Neuerungen sollten zu dieser Veranstaltung neu eingeführt
werden?

Die Eckdaten

• Terminvorgabe bzw. Tag der Veranstaltung festlegen
• Anzahl der zu erwartenden Gäste festlegen.
• Geplante Dauer der Veranstaltung festlegen.
• Geplante Dauer der einzelnen Etappen der Veranstaltung festlegen, wie z.B.:

· Dauer der Vorfahrt
· Dauer des Empfangs
· Dauer der Hauptveranstaltung
· Dauer der Aftershow-Party Außen
· Dauer der Aftershow-Party Innen

Machbarkeitsstudie

Die Machbarkeitsstudie umfaßt folgenden Fragenkatalog:

• Welche Ressourcen (Personal) erfordert das geplante Projekt idealerweise und wie viele stehen tatsächlich zur Verfügung?
• Kann das Projekt in dem grob geplanten Zeitraum realisiert werden?
• In welchem Verhältnis steht der zu erwartende Nutzen (Gewinn / Referenz) zum Aufwand?
• Welche Randbedingungen müssen erfüllt sein?
• Mit welchen Interessenlagen ist zu rechnen und wie groß ist die Bereitschaft zur Veränderung?
• Wie hoch ist die Erfolgswahrscheinlichkeit des Projektes einzuschätzen?
• Wie realistisch sind die Ziele und das geplante Vorgehen unter den gegebenen Prämissen?

Projektauftrag

Zum Erstellen des Projektauftrages sollten folgende Kriterien Beachtung erhalten:

• Welche Instanzen durchläuft die Projektgenehmigung?
• Sind im Vorfeld die Sichtweisen des Auftraggebers analysiert und berücksichtigt?
• Werden die Anforderungen dieser Instanzen bezüglich der Genehmigung erfüllt?
• Ist das Rollenverständnis von Projektleiter und Auftraggeber eindeutig abgeklärt?
• Zu welchen Meilensteinen soll wieder berichtet werden?
• Wie ist sicherzustellen, daß bei unterschiedlichen Interessen ein tragfähiger Konsens erreicht und ein eindeutiger Auftrag verabschiedet wird?
• Welche Voraussetzungen (z. B. Bereitstellung von Ressourcen, politische Unterstützung) müssen von dem Auftraggeber für das Projekt geschaffen werden?
• Ist der Projektauftrag klar und widerspruchsfrei formuliert?
• Woran mißt der Auftraggeber den Projekterfolg?

2) Checkliste bezüglich der Veranstaltung

Folgende Fragen sollte man über die bevorstehende Veranstaltung vor Beginn des Projektes mit dem Auftraggeber klären.

• Wie sieht der geplante Inhalt der Veranstaltung (Sendung) bisher aus?
• Sind bereits "Special-guests", Höhepunkte der Veranstaltung bzw. Spezialeffekte oder "Spezial-acts" geplant, die eventuell längere Vorplanung benötigen?
• Wie viele Gäste werden erwartet?
• Was für eine Veranstaltung ist geplant (Party, Gala, Preisverleihung, Konzert, usw.)
• Was für eine Veranstaltung erwarten die Gäste?
• Läuft die Veranstaltung unter einem Motto, wenn ja, unter welchem?
• Wie viel Prominenz ist unter den Gästen zu erwarten?
• Wird die Presse vor Ort sein?
• Wenn ja, wie viele Personen der Presse werden erwartet?

Handlungen für die Zukunft

Von Leitbildern und Zielen zu einer einheitlichen Identität

Positionierung einer Identität